Att välja affärssystem

Den som startar ett företag har mycket att tänka på. En fråga som alla inte funderar på, men som kan få stor betydelse, är valet av affärssystem. När man tittar på företags tillväxt har detta betydelse.

Om vi tänker oss två företag: AB A och AB B, som startas samtidigt, kan dessa efter bara några år ha helt olika profiler. Detta kan gälla även om båda företagen växer snabbt i början. Företag A kan lyckas ta vara på affärstillfällena som uppenbarar sig, hålla koll och hela tiden växa i takt med att uppdragen blir fler, utan att slarva med någon av sina uppgifter gentemot kunderna. I företag B, däremot, kan situationen vara den motsatta. Den initiala tillväxten följs av en period av rörighet och bristfällig kontroll. Om situationen eskalerar kan man till slut befinna sig i en situation där ingen vet vad som ska göras, vem som ska göra det och för vilken kunds räkning.

Vad är den avgörande faktorn för den uppkomna skillnaden mellan dessa två företag? Det kan faktiskt vara så att det beror på affärssystemet. Det är kanske inte alla entreprenörer som tänker på det, men man bör välja ett affärssystem redan i inledningsfasen. Det gör det lättare att behålla kontrollen över ekonomin, inte minst när företaget går in i en kraftig tillväxtfas. Andra funktioner som ett affärssystem kan bistå med är effektiviseringen av arbetsflöden och processer, inte minst eftersom det är enkelt att plocka fram statistik ur systemet, analysera denna och på detta sätt dra slutsatser som kan användas för att förbättra processerna ytterligare.

För detta krävs det att affärssystemet är flexibelt, och enkelt att anpassa till företagets behov. Detta är extra viktigt när företaget befinner sig i det kritiska skede då man växer snabbt. I detta skede är det inte ovanligt att man fattar förhastade beslut, om man inte har ett stöd att luta sig mot, i form av bl.a. ett affärssystem.

Något bättre än inget

Den som ska sälja in ett affärssystem kommer alltid att säga att just det aktuella systemet är tillräckligt flexibelt för att kunna fungera för ett företag nästan oavsett dess storlek, men det stämmer inte alltid. Det kan bli nödvändigt att byta system efter en period av stark tillväxt. Detsamma kan hända när ett företag utökar sin verksamhet, till exempel från att enbart ha arbetat med en typ av marknadsföring till flera (exempelvis från print till digitalt). Detta ska dock inte avskräcka någon från att välja ett affärssystem från första början. Det går som redan nämnts att uppdatera eller byta helt och hållet från ett system till ett annat när behovet uppstår, men behovet av att ha ett affärssystem på plats är inte mindre i början än senare.

Det kan vara svårt att välja affärssystem när ett företag är nystartat, och när man har frågor att ta itu med som kan kännas mer brännande, som vad företaget ska heta och var man ska ha sitt kontor. Men även om vissa system är bättre än andra så kommer i princip alla system vara bättre än att inte ha något system alls.